Strona internetowa działa na kilku usługach naraz: domenie, serwerze, poczcie, panelu. Każda z nich ma swoje konto i swoje hasło. Dopóki wszystko działa, nikt o nich nie myśli. Problem pojawia się w najgorszym momencie: gdy domena wygasa, strona przestaje się otwierać albo trzeba pilnie zmienić numer telefonu na stronie, a nikt nie wie, jak się zalogować.
Dlaczego to takie ważne
Brak dostępów to nie tylko kłopot organizacyjny. To realne ryzyko dla firmy:
- domena może wygasnąć, bo przypomnienia trafiają na nieaktywny adres e-mail,
- po wygaśnięciu domenę może zarejestrować ktoś inny,
- poczta firmowa przestaje działać razem ze stroną,
- nie możesz zmienić wykonawcy, bo nowy nie ma do czego się zalogować,
- odzyskiwanie dostępów trwa i kosztuje więcej niż ich porządne zapisanie.
Lista dostępów do sprawdzenia
Przejdź tę listę i przy każdym punkcie odpowiedz: kto ma dostęp, na jaki adres e-mail jest konto i czy firma może się zalogować bez pomocy osób trzecich.
Domena
Konto u rejestratora, w którym opłacasz adres strony. Sprawdź, kto jest abonentem domeny – powinna to być Twoja firma. Zwróć uwagę na datę wygaśnięcia i na adres e-mail, na który przychodzą przypomnienia.
Serwer
Miejsce, w którym fizycznie leżą pliki strony i baza danych. Może to być hosting, serwer wirtualny albo usługa wykonawcy. Potrzebujesz przynajmniej informacji, gdzie jest strona, i możliwości pobrania kopii.
Panel strony
Konto administratora, z którego zmieniasz treści. Upewnij się, że masz własne konto, a nie wspólne z wykonawcą. Wtedy łatwo odebrać dostęp osobie, która już nie pracuje z firmą.
Poczta firmowa
Skrzynki na Twojej domenie i panel, w którym się je zakłada. Jeśli poczta jest u tego samego dostawcy co strona, zmiana wykonawcy wymaga szczególnej ostrożności.
Profil w Mapach Google i narzędzia Google
Profil firmy w Mapach Google to często pierwsze miejsce, w którym klient widzi Twoje dane. Do tego dochodzą narzędzia dla właścicieli stron, które pokazują, jak strona radzi sobie w wyszukiwarce. Właścicielem tych kont powinna być firma, a wykonawca może mieć dostęp jako dodatkowy użytkownik.
Pozostałe konta
Konta w systemach płatności, rezerwacji, newsletterach i mediach społecznościowych. Każde z nich powinno mieć właściciela w firmie.
Jak bezpiecznie przechowywać dostępy
- Menedżer haseł zamiast kartki. Hasła w notatniku albo w mailu łatwo zgubić albo wyciągnąć. Menedżer haseł pozwala też bezpiecznie udostępnić konkretne hasło konkretnej osobie.
- Adres firmowy, nie prywatny. Konta zakładaj na adres w rodzaju biuro@ albo kontakt@ w domenie firmy, a nie na prywatną skrzynkę pracownika.
- Logowanie dwuetapowe. Włącz je wszędzie, gdzie to możliwe, szczególnie w domenie i poczcie.
- Dwie osoby z dostępem. Właściciel i zaufana osoba. Nigdy tylko wykonawca.
- Przegląd raz w roku. Usuń dostępy osób, które już nie pracują z firmą, i sprawdź daty wygaśnięcia usług.
Co zrobić, gdy dostępów brakuje
Jeśli po przejściu listy okazuje się, że do czegoś nie masz dostępu, nie panikuj. W większości przypadków da się go odzyskać, bo to Ty jesteś właścicielem firmy i strony. Trzeba jednak działać metodycznie: najpierw domena, potem serwer i kopia strony, na końcu panel i pozostałe konta.
Robimy to w ramach rozwiązania przejęcie po innym wykonawcy. Zaczyna się od 990 zł netto, a realizacja trwa od 2 dni. Po zakończeniu dostajesz komplet dostępów zapisanych na Twoją firmę.