Gdy firma szuka programu do zleceń, klientów czy magazynu, ma zwykle dwie drogi. Może wykupić abonament w gotowym programie dostępnym przez przeglądarkę albo zamówić system zbudowany pod siebie. Obie drogi są rozsądne – w różnych sytuacjach. Najgorsza decyzja to ta podjęta wyłącznie na podstawie ceny pierwszego miesiąca.
Kiedy gotowy program to dobry wybór
Gotowe programy mają realne zalety:
- działają od razu, bez czekania na budowę,
- koszt startowy jest niski,
- dostawca dba o serwery, kopie i aktualizacje,
- często mają aplikację na telefon i wiele integracji.
Sprawdzają się, gdy Twoja firma pracuje w typowy sposób, a program robi to, czego potrzebujesz, bez kombinowania. Jeśli gotowy program do faktur, kalendarza czy księgowości załatwia sprawę – nie ma sensu budować własnego.
Kiedy gotowy program zaczyna uwierać
Sygnały, że gotowe rozwiązanie przestaje pasować:
- Obejścia w arkuszach. Program robi część pracy, a resztę i tak prowadzicie w Excelu, bo nie ma potrzebnych pól albo widoków.
- Płacisz za funkcje, których nie używasz. Plan z jedną potrzebną funkcją kosztuje tyle, co pakiet z dwudziestoma niepotrzebnymi.
- Abonament rośnie z liczbą osób. Przy kilku użytkownikach to drobiazg, przy kilkunastu – poważna pozycja w kosztach.
- Kilka programów, które się nie łączą. Dane klientów są w jednym, zlecenia w drugim, faktury w trzecim, a ktoś przepisuje je ręcznie.
- Nie wiesz, gdzie są Twoje dane. Eksport jest utrudniony, a zmiana dostawcy oznacza utratę historii.
Jak policzyć koszt w kilka lat
Porównanie „abonament miesięczny kontra jednorazowa budowa” jest mylące. Lepiej policzyć całkowity koszt w okresie, w którym będziesz z programu korzystać – na przykład w ciągu pięciu lat.
Przy gotowym programie zsumuj:
- abonament za wszystkich użytkowników, z uwzględnieniem tego, że firma może urosnąć,
- dodatkowe moduły i integracje płatne osobno,
- czas pracowników tracony na obejścia i przepisywanie danych,
- koszt arkuszy i dodatkowych narzędzi, które łatają braki.
Przy systemie na zamówienie zsumuj:
- koszt budowy, najlepiej etapami,
- miesięczną opiekę: serwer, kopie, aktualizacje,
- koszt rozbudowy, gdy pojawią się nowe potrzeby.
Często wychodzi, że przy kilku osobach gotowy program jest tańszy. Przy większym zespole i nietypowych procesach system pisany pod firmę zwraca się po kilku latach – a dodatkowo pasuje dokładnie do tego, jak pracujecie.
Trzecia droga: połączyć to, co masz
Nie zawsze trzeba wybierać. Jeśli gotowe programy dobrze robią swoją część, a problemem jest tylko to, że się nie łączą, rozwiązaniem może być połączenie programów. Dane płyną same między kalendarzem, sklepem, CRM a programem do faktur, bez przepisywania.
Pytania do dostawcy gotowego programu
Zanim podpiszesz abonament, zadaj dostawcy kilka pytań. Odpowiedzi powiedzą więcej niż lista funkcji na stronie:
- Czy mogę w każdej chwili pobrać wszystkie swoje dane w otwartym formacie?
- Co się stanie z danymi, gdy zrezygnuję z abonamentu?
- Jak zmieniała się cena w ostatnich latach i czy może wzrosnąć w trakcie umowy?
- Gdzie są przechowywane dane i kto ma do nich dostęp?
- Czy program łączy się z narzędziami, których już używam?
Jeśli odpowiedzi są wymijające, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy. Dobry dostawca nie ma powodu ukrywać, jak wyjść z jego usługi.