W małej firmie każdy robi wszystko. Właściciel odbiera telefony, wysyła oferty, przypomina o płatnościach i wieczorem wystawia faktury. Wiele z tych czynności powtarza się codziennie w ten sam sposób. To dokładnie te rzeczy, które komputer może robić za Ciebie – bez zmęczenia, bez zapominania i bez pomyłek przy przepisywaniu.
1. Przepisywanie zamówień do programu do faktur
Zamówienie przychodzi ze sklepu albo z systemu zleceń, a potem ktoś przepisuje pozycje do programu do faktur. Po automatyzacji zakończone zlecenie albo opłacone zamówienie samo tworzy pozycje w programie do faktur. Ty tylko sprawdzasz i zatwierdzasz. Tak działa rozwiązanie faktury bez przepisywania.
2. Potwierdzanie terminów
Klient umówił wizytę albo przyjazd ekipy. Zamiast dzwonić dzień wcześniej, system wysyła SMS lub e-mail z potwierdzeniem i prośbą o odpowiedź, jeśli termin nie pasuje. Mniej pustych przebiegów i odwołanych wizyt w ostatniej chwili.
3. Wiadomość „gotowe do odbioru”
Serwis, pracownia, krawiec, warsztat. Gdy zlecenie jest gotowe, klient od razu dostaje wiadomość. Nie dzwoni z pytaniem, a Ty nie musisz pamiętać, do kogo zadzwonić. Takie powiadomienia SMS i e-mail można dodać do większości systemów.
4. Przypomnienia o płatnościach
Termin faktury minął, a pieniędzy nie ma. Zamiast przeglądać listę i pisać maile, system wysyła uprzejme przypomnienie kilka dni po terminie, a Tobie pokazuje listę zaległości.
5. Oferty i wyceny z szablonu
Przygotowanie oferty w edytorze tekstu zajmuje często kilkadziesiąt minut: kopiowanie poprzedniej, zmiana nazwy klienta, przeliczanie cen. Z cennika w systemie oferta z logo i warunkami powstaje w kilka minut, a do tego widzisz, czy klient ją otworzył. To rozwiązanie wyceny i oferty z PDF – od 2 990 zł netto.
6. Zapytania ze strony prosto do właściwej osoby
Formularz na stronie wysyła wszystko na jedną skrzynkę, a ktoś ręcznie przekazuje dalej. Po automatyzacji zapytanie o serwis trafia do serwisu, o ofertę – do handlowca, a do tego od razu pojawia się w systemie jako nowa sprawa.
7. Dane klienta wpisywane raz
Ten sam klient jest w kalendarzu, w sklepie, w CRM i w programie do faktur. Jeśli zmieni numer telefonu, trzeba go poprawić w czterech miejscach. Połączenie programów sprawia, że dane płyną między nimi same.
8. Tygodniowy raport dla szefa
W poniedziałek rano ktoś zbiera liczby z kilku miejsc: sprzedaż, zlecenia, płatności. Po automatyzacji raport przychodzi sam mailem, zawsze w tym samym układzie. Bieżące liczby można też mieć na pulpicie firmy.